Po przekazaniu drogą internetową deklaracji, e-podatnik otrzyma numer referencyjny. Jest on niezbędny do pobrania UPO czyli urzędowego poświadczenia odbioru. Jest to jedyny ważny dla fiskusa dowód na otrzymanie naszego elektronicznego zeznania. Potwierdzenie takie zostanie wysłane po przeanalizowaniu przez system poprawności dostarczonych dokumentów PIT. Jeżeli deklaracja zawiera prawidłowe dane identyfikacyjne i informacyjne to powinien zostać wyświetlony komunikat „System 200”. W tym momencie podatnik może zapisać plik na dysku twardym komputera i uznać coroczny obowiązek rozliczenia się z fiskusem za zamknięty.
Ale uwaga, taki dokument należy przechowywać, podobnie jak w przypadku papierowych zeznań, przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że folder zawierający tegoroczne deklaracje można usunąć wraz z wybiciem pierwszych minut 2017 r.
Okres 5 lat, chociaż wydaje się niezbyt odległy, to jednak w przypadku przechowywania informacji w postaci elektronicznej wzbudza wiele obaw. Nawet najbardziej sumiennie dbający o stan swojego laptopa e-podatnik może bowiem doświadczyć ataku złośliwego oprogramowania czy awarii komputera, skutkujących nieodwracalną utratą danych. W związku z tym, zaleca się sporządzanie kopii najważniejszych dokumentów przechowywanych na dyskach komputerów.
Przechowywanie dokumentacji podatkowej przez ustawowy okres 5 lat dotyczy jednak nie tylko samych deklaracji, ale również wszelkich materiałów potwierdzających wyliczenia, zawarte w PIT-ach.
- W razie kontroli skarbowej zostaniemy poproszeni o przedstawienie dowodów świadczących o zasadności stosowanych ulg. W przypadku stosowania ulgi odsetkowej należy więc przechowywać zaświadczenia wystawione przez bank, zawierające termin i kwotę zapłaconych w danym roku odsetek - ostrzega Sebastian Jankowiak z Kancelarii Doradztwa Podatkowego w Poznaniu - Podatnicy korzystający z ulgi rehabilitacyjnej zobowiązani są natomiast do udowodnienia faktu korzystania z samochodu dla potrzeb związanych z przewozem na niezbędne zabiegi leczniczo-rehabilitacyjne. Dokumentację potwierdzającą wyliczenia zawarte w deklaracjach rocznych możemy przechowywać, podobnie jak e-pity, w wersji zdigitalizowanej. Ten przepis dotyczy m.in. faktur wystawianych przez dostawcę Internetu. Należy przy tym pamiętać, że taka forma archiwizowania obowiązuje jedynie dokumenty wystawione w postaci elektronicznej.
W razie zagubienia, zniszczenia, bądź po prostu nieposiadania odpowiednich dokumentów na uzasadnienie podatkowych kalkulacji można próbować udowodnić je w inny sposób, np. poprzez uzyskanie duplikatów lub przesłuchanie świadków. Jeżeli dowody przedstawione w zastępstwie oryginalnych dokumentów na podstawie, których zostało sporządzone zeznanie roczne, nie przekonają urzędnika skarbowego podatnik może ponieść niemiłe konsekwencje. W przypadku nieposiadania UPO bardzo prawdopodobne, iż nie będziemy w stanie udowodnić fiskusowi, że rzeczywiście złożyliśmy naszą roczną deklarację. Archiwizacja może więc zaoszczędzić nam wielu zmartwień – kilka minut przeznaczonych na backup pozwoli spać spokojnie przez najbliższych pięć lat.
